Bạn cần tạo một bức thư mới với nội dung muốn gửi tự động phản hồi .

Bấm File ( trong Outlook 2007 bấm nút Office ) > Save As

Trong phần Save As , chọn Outlook Template trong trường Save as type , cùng với tên file bạn muốn , rồi bấm nút Save

Nếu bạn dùng Outlook 2010 / 2013 / 2016 thì chọn Home > Rules > Manage Rules & Alerts.

Nếu dùng Outlook 2007 chọn Tools > Rules and Alerts...

Trong Rules and Alerts , chọn New Rule …

Trong cửa sổ Rules Wizard , chọn Apply rule on message I receive nêu như bạn dùng Outlook 2010 / 2013 .

Nếu bạn dùng Outlook 2007 thì chọn Start from a blank rule và lựa chọn Check messages when they arrive , bấm Next

Trong cửa sổ mới , đánh dấu tích vào  sent only to me trong Outlook 2010 / 2013, hoặc chọn where my name is in the To trong Outlook 2007, bấm Next    

Đánh dấu tích vào reply using a specific template trong phần Select action(s), và bấm a specific template trong phần Edit the rule description    

Trong cửa sổ Select a Reply Template  , chọn User Templates in File System

Tìm tới file bạn đã tạo ra trước đó với nội dung phản hồi

Rồi bấm Next không  đánh dấu tích vào bất kì loại trừ nào .

Đưa tên của tự động trả lời phản hồi của bạn trong phần Specify a name for this rule  , rồi bấm Finish để hoàn tất .